1．2つの作業を、混ぜない
内定辞退の連絡が来たとき、やることは2つあります。この2つは目的も時間軸も違うので、混ぜると、どちらも中途半端になります。
| A 辞退への対応 | 辞退した学生への返答と、原因の確認。次の採用を良くするための作業 |
|---|---|
| B 欠員の補充 | 採用計画に対して不足した人数をどう埋めるか。今年度の数を満たすための作業 |
辞退の連絡を受けた直後は、Bに気持ちが向きます。ただ、Aを飛ばすと、来年も同じ理由で辞退されます。Aは30分で終わります。先に済ませてください。
この記事では、AとBを順に扱います。
2．辞退の連絡を受けたときの返し方
まず、引き止めるかどうかを決めます。ここで大事なのは、引き止めるにしても、圧をかけないことです。
- 学生は、学校の就職担当の先生に相談しています。強い引き止めをすると、その学校からの信頼を失います
- 1人の学生への対応が、その学校の来年の案内に影響します。「あの会社はやめたほうがいい」と伝わると、母集団ごと失います
連絡を受けたときの返し方の例です。
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。
差し支えなければ、今後のために2点だけ伺えますか。答えにくければ、結構です。
・進まれる先を選ばれた理由として、いちばん大きかったのはどこでしょうか
・弊社の選考のなかで、判断に迷われた点はありましたか
いただいた内容は、来年以降の選考を見直すために使わせていただきます。◯◯さんのご入社先での活躍をお祈りしております。
要点は3つです。先に「承知した」と伝える／答えなくてよいと明示する／何に使うかを言う。この3つがあると、答えてもらえる確率が上がります。
3．原因を確認するときの聞き方
「なぜ辞退したのか」と直接聞いても、本当の理由は出てきません。比較の形で聞くと、具体的な答えが返ってきます。
| 聞き方 | 分かること |
|---|---|
| 進まれる先を選んだ理由で、いちばん大きかったのはどこですか | 自社に足りなかった要素（仕事内容・条件・人・通勤など） |
| 弊社の選考で、判断に迷った点はありましたか | 説明が足りていなかった箇所 |
| 内定をお伝えしてから、決めるまでにどのくらい迷われましたか | 意思決定の期間。フォローの間隔が合っていたか |
| ご家族や学校の先生には、どのようにご相談されましたか | 誰が意思決定に関わっているか |
| もし弊社の◯◯が違っていたら、判断は変わりましたか | 変えられる要素かどうか |
学校の就職担当の先生からも聞けます。学校と連携して採用を進めている場合、先生は学生から直接話を聞いています。企業に言いにくかったことが、先生には伝わっていることがあります。
4．辞退の理由は、3つに分けられる
集まった理由を、次のどれかに分類してください。打つ手が変わります。
| 分類 | 例 | 打つ手 |
|---|---|---|
| 変えられない | 勤務地、事業内容そのもの、本人の志望分野の変化 | 対象を変える。母集団の設計から見直す |
| 変えられる（時間がかかる） | 給与水準、休日数、教育体制 | 社内で検討する。今年度には間に合わない |
| 変えられる（すぐに） | 連絡の間隔、説明の不足、選考の負担、内定後の放置 | 来週から直せる。ここから手をつける |
実際に多いのは3つめです。内定を出したあと、入社までのあいだに連絡が空くと、学生の気持ちは動きます。専門学校生は在学期間が短く、卒業までの時間も限られるため、この期間の不安は大きくなりがちです。
入社前に何を伝えるかは、入社前に何を伝えておくかでも扱っています。
5．欠員を補う再募集の進め方
ここからがBの作業です。時期によって、取れる手が変わります。
| 確認すること | 判断のポイント |
|---|---|
| まだ就職先が決まっていない学生はいるか | 学校の就職担当の先生に聞けば、状況が分かります。時期が遅いほど、媒体より学校経由が現実的です |
| 選考で見送った学生のなかに、再度声をかけられる方はいるか | 条件が合わなかっただけの場合があります。学校を通じて確認できます |
| 要件を緩めるか | 緩めるなら、入社後に教える内容が増えます。配属先と合意が要ります |
| 次年度に回すか | 無理に埋めて早期離職になるより、次年度の設計を前倒しするほうが良い場合があります |
年度の後半になるほど、媒体からの応募は期待しにくくなります。まだ決まっていない学生と接点を持っているのは、学校です。この時期は、学校との関係がそのまま採用力になります。
学校との接点のつくり方は、学内説明会に参加するにはでご説明しています。
6．来年のために、記録を残す
辞退はその年で終わりません。次の項目を1枚にまとめて残してください。
- 辞退の時期——内定通知から何日後か
- 分類——第4章の3つのどれか
- 学生が挙げた理由——本人の言葉のまま
- 学校からの情報——先生に聞けた内容
- 内定後に取った連絡——回数と間隔
- 来年変えること——1つでよいので具体的に
3年分たまると、自社の辞退の傾向が見えます。毎年同じ理由が並ぶようであれば、それは採用活動ではなく、条件や体制の問題です。
7．最初の一歩
- 辞退の連絡に、第2章の形で返す（圧をかけず、答えなくてよいと伝える）
- 第3章の聞き方で、理由を1つ以上集める
- 第4章で分類し、「すぐに変えられる」ものから手をつける
- 学校の先生に、決まっていない学生の状況を確認する（第5章）
- 第6章の6項目を1枚に残す
評価するときは、辞退の数だけでなく、内定通知から辞退までの日数を見てください。日数が長いほど、その間のフォローで変えられた可能性があります。